Het gebruik van een tankpas kan bedrijven zeker voordelen bieden, zoals een makkelijkere administratie, kostenbesparingen en meer controle over brandstofuitgaven. Toch worden er vaak fouten gemaakt bij het gebruik van een tankpas, wat kan leiden tot onverwachte kosten. We gaan je vertellen wat de meest gemaakte fouten zijn bij het gebruik van een tankpas.
Het niet volgen van het beleid van de tankpas
Een van de meest voorkomende fouten is het niet naleven van het bedrijfsbeleid omtrent het gebruik van de tankpas. Dit kan variëren van het tanken buiten de vastgestelde tankstations tot het niet correct bijhouden van kilometerstanden. Duidelijke communicatie en regelmatige updates geven over het gebruik van de tankpas aan de werknemers kan helpen om dit probleem te verminderen. Zorg ervoor dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de voorwaarden en beperkingen van de tankpas om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
Niet controleren van de uitgaven
Het regelmatig controleren van de uitgaven die met de tankpas worden gedaan, is belangrijk om fraude en misbruik te voorkomen. Veel bedrijven doen dit niet regelmatig, waardoor ze pas laat ontdekken dat er uitgaven zijn die niet kloppen. Door regelmatige controles uit te voeren, kan dit op tijd opgemerkt worden. Ook biedt de beste zakelijke tankpas een rapportagefunctie, waardoor je de tankgegevens een stuk makkelijker kan inzien en in de gaten kan houden.
Gebrek aan inzicht in prijzen
Hoewel tankpassen vaak geaccepteerd worden bij verschillende tankstations, is het belangrijk om inzicht te hebben in de brandstofprijzen. Medewerkers die altijd bij het dichtstbijzijnde station tanken zonder de prijzen te vergelijken, kunnen onnodig hoge kosten veroorzaken. Er zijn apps die je kunt gebruiken om brandstofprijzen te vergelijken en op die manier de kosten kunnen beheersen. Daarnaast zien we ook steeds vaker dat bedrijven voor elektrische auto’s kiezen. Hierdoor wordt er ook vaker gekozen voor een zakelijke laadpas voor thuisladen in plaats van een tankpas. Deze laadpassen bieden vergelijkbare voordelen als tankpassen, maar specifiek voor het opladen van elektrische auto’s. Echter, ook hier worden vaak dezelfde fouten gemaakt als bij een tankpas. Ook hier is het belangrijk om inzicht te houden in de prijzen van het opladen. Het is vaak voordeliger voor een bedrijf om werknemers de kans te geven om hun auto’s op werk op te kunnen laden.
Onjuiste kilometerregistratie
Een nauwkeurige kilometerregistratie is cruciaal voor een correcte boekhouding en ook voor de belastingaangifte. Het niet correct bijhouden van de gereden kilometers kan leiden tot problemen met de belastingdienst en een onjuiste berekening van de kosten per kilometer. Het automatiseren van de kilometerregistratie met behulp van een systeem dat alle ritten registreert kan deze fout aanzienlijk verminderen en zorgen voor de juiste kilometerregistratie.
Verlies of diefstal van de tankpas
Verlies of diefstal van de tankpas kan zorgen voor ongeautoriseerde uitgaven. Bedrijven moeten een duidelijk protocol hebben voor het melden en blokkeren van verloren of gestolen tankpassen. Daarnaast kunnen werknemers worden aangemoedigd om hun tankpas altijd veilig op te bergen en niet onbeheerd achter te laten in voertuigen om het verlies en diefstal te voorkomen.
